La Regola 80/20, noto anche come Principio di Pareto, afferma che c’è uno squilibrio tra cause e risultati, tra sforzo e ricompensa. Il mondo non è una proposta 50/50 dove lo sforzo e ricompensa sono ugualmente collegati. Ai tempi di Pareto, l’80% della ricchezza era prodotta dal 20% della popolazione.
Questo potrebbe significare:
- La maggior parte di ciò che facciamo ogni giorno ha un impatto limitato. Una minoranza ha un impatto maggiore.
Pertanto, l’80% dell’effetto è prodotto dal 20% della causa.
Che cosa si deve fare? Un piano per programmare il 20% del tuo lavoro e pianificare degli step mentali per valutare dove stiai andando.
L’80% del tuo lavoro può essere fatto nel 20% della giornata lavorativa quando si è concentrati e senza interruzioni.
Cosa si deve fare? Bloccare il 20% (96 minuti) di una giornata lavorativa di 8 ore e concentrarsi sulle proprie priorità. Che impatto avrà per l’azienda dove lavori e nel raggiungimento dei tuoi obiettivi?
L’80% delle interruzioni possono essere eliminate. L’altro 20% può essere ridotto o controllato.
Cosa si deve fare? Pratica un raggruppamento delle attività analoghe, quali telefonate, posta elettronica e di archiviazione, in modo che non si rimbalzano da un tipo di azione a un altro tipo in cui ci si interrompe.
L’80% dei profitti provengono da 20% dei clienti.
Cosa si deve fare? Non trattare ogni cliente come uguale. A volte è necessario dare ”fuoco” a quei clienti quando consumano troppo del vostro tempo per la percentuale dei vostri guadagni che rappresentano. Su questo principio ci sarebbe molto da obiettare soprattutto considerando il cliente ai giorni nostri.
Secondo me, valuta bene chi hai davanti e si un bravo psicologo perché nel mondo attuale degli affari, il cliente è sempre più esigente e deve essere considerato anche sul potenziale che potrebbe portarci.
Ad esempio se un cliente mi fa perdere tanto tempo per una vendita di poca entità e lo tratto come fosse una seccatura, probabilmente, quello stesso cliente che magari il giorno dopo dovrà fare un acquisto importante e di entità maggiore si ricorderà del mio atteggiamento poco disponibile e sicurmente non verrà da me ma andrà dalla concorrenza!
Dice bene Sam Walton (Fondatore di Wal-Mart): “Esiste solo un capo supremo: il cliente. Il cliente può licenziare tutti nell’azienda, dal presidente in giù, semplicemente spendendo i suoi soldi da un’altra parte”
In generale il principio di Pareto secondo me potrebbe essere aggiornato anche se, applicando questo principio si mette in moto un controllo della tua vita, e degli sforzi personali che potrebbero essere efficaci per una proficua gestione del tempo.
Chissà quante volte hai pensato: “Non ho tempo oggi, devo rimandare a domani. Cavolo ma perchè la giornata dura solo 24 ore?”
Senti la necessità di essere più organizzato e/o più produttivo? Trascorri la giornata in attività frenetiche e poi magari ti domandi perché non hai fatto quello che avevi in mente al mattino?
La competenza della Gestione del tempo è particolarmente importante per grandi e piccoli imprenditori, manager, professionisti che spesso si trovano a svolgere molti lavori diversi nel corso di un solo giorno.
Questi 10 passi di gestione del tempo ti aiuteranno ad incrementare la produttività e mantenere il sangue freddo nel tuo lavoro:
1) Rendersi conto che la gestione del tempo è un mito.
Non importa come sei organizzato, ci sono sempre solo 24 ore in un giorno. Il tempo non cambia. Tutto ciò che puoi effettivamente gestire è te stesso e ciò che fai con il tempo che hai a disposizione.
2) Scopri dove si sta perdendo tempo.
Molti di noi sono preda di perdite di tempo che sottraggono tempo e avremmo potuto utilizzarlo in modo molto più produttivo. Quali sono i tuoi tempi banditi? Quanto tempo trascorri nel navigare nel web, leggere email o effettuare chiamate personali?
Inizia il monitoraggio delle attività quotidiane in modo da poter formare un quadro preciso di ciò che effettivamente fai, questo è il primo passo per la gestione del tempo efficace.
3) Creazione di obiettivi di gestione del tempo.
Ricorda, il fulcro della gestione del tempo sta nel cambiamento dei tuoi comportamenti, non cambiando il tempo. Un buon punto di partenza è eliminare il tuo tempo personale-perditempo.
Per una settimana, per esempio, imposta come obiettivo di non rispondere alle telefonate personali mentre stai lavorando.
4) Realizzazione di un piano di gestione del tempo.
Pensa a questo come un prolungamento della punta di gestione del tempo. L’obiettivo è quello di cambiare i tuoi comportamenti per il prossimo futuro finalizzato al raggiungimento di qualsiasi scopo specifico, come aumentare la produttività o diminuire lo stress.
Quindi è necessario impostare non solo i tuoi obiettivi specifici, ma traccia una pianificazione nel tempo per vedere se non li stai realizzando.
5) Utilizza degli strumenti di gestione del tempo.
Che si tratti di un Day-Timer o un programma software, il primo passo per gestire fisicamente il tuo tempo è sapere dove sta andando adesso e pianificare come hai intenzione di trascorrere il tuo tempo in futuro.
Un programma software di posta elettronica come Outlook, ad esempio, consente di pianificare gli eventi in modo semplice e può essere impostato per essere avvisati degli eventi in anticipo, rendendo la gestione più facile.
6) Dare priorità senza pietà, basta urgenze!
L’autore più influente che mi ha spinto a scrivere questo passo ma anche gli altri, è senza dubbio Stephen R. Covey che nel testo “Le sette regole per avere successo” specifica come terza regola cosa significa stabilire delle priorità.
Bisognerebbe iniziare la giornata con una sessione di gestione del tempo dando le priorità ai compiti per quel giorno e bisogna impostare il punto di riferimento delle prestazioni per importanza. Se hai 20 attività per un dato giorno, quante di loro sono realmente importanti? Ricorda come dico sempre a chi mi conosce di ragionare sulle priorità e non sulle urgenze. Le priorità sono importanti, le urgenze non necessariamente sono importanti.
Spesso le urgenze sono dettate esclusivamente da condizioni di altre persone come il capo o di pressioni provenienti dall’esterno. Okkio!!!
7) Impara a delegare.
Tutti i grandi uomini di successo che coordinano migliaia di persone hanno una capacità unica per svolgere ciò: applicano la delega. Non siamo nessuno senza gli altri. Non importa quanto piccolo sia il tuo business, non c’è bisogno che tu abbia un impero o che tu sia un milionario per applicare questa forma di fiducia, inizia anche dalle piccole cose o anche da una sola persona.
Per la gestione del tempo efficace, è necessario lasciare che altre persone facciano parte dei tuoi interessi e se ne facciano in qualche modo anche carico.
8) Prendi l’abitudine di fissare dei limiti di tempo per le attività.
Per esempio, nel leggere e rispondere alle email alcuni consumano tutta la giornata, perchè lo permettono per abitudine. Invece, imposta un limite di un’ora al giorno per questo compito oppure attribuisci soltanto 2 momenti della giornata alla visione delle email (magari prima di pranzo e prima di cena).
9) Assicurati che i sistemi siano organizzati.
Stai sprecando un sacco di tempo alla ricerca di file sul tuo computer? Prenditi del tempo per organizzare un sistema di archiviazione efficace ed efficiente. Il tuo sistema di creazione di archiviazione ti farebbe rallentare? Credo che sia importante fermarsi un attimo a gestire meglio i processi per poi ripartire più velocemente e organizzare il lavoro in modo che puoi rapidamente mettere le mani su quello che ti serve.
Sempre Covey nel suo libro “Le sette regole per avere successo” scrive:
10) Non perdere tempo aspettando.
Dalle riunioni con i clienti o dagli appuntamenti dal dentista, è impossibile evitare di aspettare qualcuno o qualcosa. Ma non c’è bisogno di sedersi lì e girarsi i pollici.
Prendi sempre qualcosa da fare con te, ad esempio un report da leggere, le email da controllare, o anche solo un foglio di carta bianco dove è possibile pianificare i prossimi impegni. La tecnologia ci rende più facile lavorare ovunque ci troviamo, il tuo cellulare ti aiuterà a rimanere in contatto.
Puoi avere tutto il tempo che vuoi e raggiungere la “venticinquesima ora” per realizzare tutto ciò che vuoi, soltanto però, quando hai fatto i conti con il mito della gestione del tempo e preso il controllo delle tue attività.
